Cod de conduită în afaceri
În conformitate cu Regulile Grupului, acest Cod are ca obiectiv formalizarea principiilor în vigoare și evidenţierea bunelor practici de urmat în desfășurarea activităților noastre profesionale.
Preambul
Identitatea Grupului Up
Un angajament faţă de toate parţile implicate
Un Cod pentru toţi
Respectarea regulilor
Comunicarea abaterilor
Principii
Respectarea regulamentelor naţionale şi internaţionale
Orientare generală
Concurenţa
Respingerea corupţiei
Respectarea mediului
Protejarea activelor Grupului
Protejarea informaţiilor
Protejarea bunurilor şi resurselor Grupului
Prevenirea conflictelor de interese
Legăturile cu concurenţa, clienţii, furnizorii şi angajaţii
Cadouri şi invitaţii
Activitate publică
Practici financiare şi fiscale
Veridicitatea informaţiilor contabile şi financiare
Fiscalitate
Lupta împotriva spălării banilor şi finanţării terorismului
Dispozitiv de gestionare a activităţilor
Relaţiile cu actorii publici
Respectarea individului
Sănătate şi securitate
Siguranţă
Diversitatea şi prevenirea acţiunilor discriminatorii şi de hărţuire
Respectarea vieţii private
Identitatea Grupului Up
Alimentat de cultura sa cooperativă de peste 50 de ani, Grupul Up, dincolo de frontierele sale, acordă o mare importanță aspectului exemplar al comportamentului angajaților săi, indiferent de profesiile și posturile pe care aceștia le ocupă.
Prezentul Cod de conduită în afaceri definește și cadrul în care ne desfăşuram activităţile și constituie baza comună pe care toți angajații Grupului Up trebuie să o împărtășească. Codul isi are radacinile in valorile (responsabilitate, inovație, solidaritate, antreprenoriat, echitate) și politicile noastre anterioare si sprijină, de asemenea, planul nostru strategic, prin noile provocări și oportunităţi ale unui mediu economic, tehnologic, juridic și de reglementare aflat în continuă schimbare.
În conformitate cu Regula Grupului „Conduita în afaceri” , acest Cod are ca obiectiv formalizarea principiilor în vigoare la nivelul Grupului Up și al filialei UP MOLDOVA și evidenţierea bunelor practici de urmat în desfășurarea activităților noastre profesionale. El pune în evidență și aspecte specifice filialei, în acord cu legislația țării în vigoare.
Prevenirea corupției, lupta împotriva spălării banilor și finanțării terorismului, respectarea concurenței și a individului merită o atenție deosebită, ținând cont și de gravitatea sancțiunilor legale prevăzute.
Un angajament față de toate părțile implicate
Prin adoptarea acestui Cod, reafirmăm angajamentul nostru față de clienții, furnizorii, beneficiarii produselor si serviciilor noastre, angajații, autoritățile publice și alți parteneri pentru a le menține încrederea, în toate circumstanțele, asigurându-le o relație conformă eticii în afaceri. Încrederea partenerilor noștri se bazează, de fapt, pe integritatea și reputația noastră.
Un Cod pentru toţi
Acest Cod se aplică tuturor angajaților Grupului Up prezenţi la nivel mondial, pe toate nivelele companiei, tuturor activităţilor, filialelor și societăților sale.
De asemenea, ne așteptăm ca societățile în care este deţinută participarea dar şi terţii care acționează în numele Grupului nostru sau al filialelor (reprezentanți, mandatari, consultanți și furnizori de servicii externi) să respecte pe deplin acest Cod. În consecință, fiecare societate din Grup trebuie să pună în aplicare procedurile și instrumentele necesare respectării regulilor stipulate în prezentul Cod de conduit.
Respectarea regulilor
Prezentul Cod stabilește regulile dar oferă, de asemenea, indrumarile necesare fiecărui colaborator pentru a face față situațiilor cu potențial risc. De fapt, comportamentul fiecarui angajat poate avea consecințe asupra Grupului. Astfel, angajații si colaboratorii nostri trebuie să-și însuşească aceste reguli și să le respecte cu strictețe.
Nerespectarea Codului poate avea ca si consecinte aplicarea de sancţiuni disciplinare, în conformitate cu legislaţia locală dar şi convenţiile colective aplicabile la nivelul Grupului.
O parte din aceste reguli presupun obligații legale sau reglementări naționale sau internaționale. Încălcarea lor ar aduce Grupului importante riscuri de imagine și poate afecta încrederea părților interne și externe implicate. De asemenea, poate conduce la responsabilitatea civilă sau penală a angajatului/ colaboratorului care se face vinovat de încălcarea acestuia și / sau a Grupului.
Comunicarea abaterilor
În cazul in care există motive întemeiate pentru ca o situație particulară sa fie considerată ca fiind in dezacord cu etica sau legile și reglementările aplicabile la nivelul Grupului, fiecare angajat trebuie să ia atitudine alertându-şi Directorul General sau, după caz, Directorii din Grup responsabili cu subiectele în cauză.
Respectarea regulamentelor naţionale şi internaţionale
- Orientare generală
Politica generală a Grupului Up este în conformitate cu legea, garantul reputației și integrităţii sale. Datorită prezenţei sale internaționale, activităţile Grupului Up sunt supuse aplicării unei multitudini de legi și regulamente. Societățile Grupului Up cât și angajații acestora sunt obligați să respecte, în toate împrejurările, legile și reglementările în vigoare în țările unde Grupul își desfășoară activitatea, în special în materie de practici comerciale, reglementări financiare și obligații fiscale, sociale sau de mediu.
În plus, Grupul Up şi-a luat câteva angajamente la nivel internațional prin aderarea la Pactul Mondial al Națiunilor Unite sprijinind cele Zece principii referitoare la Drepturile Omului, Drepturile de Muncă, protecția mediului și lupta împotriva corupției.
În acest context, fiecare angajat trebuie, dincolo de respectarea textelor, să demonstreze integritate în exercitarea funcțiilor sale și respectarea angajamentelor faţă de părțile implicate ale Grupului, oricare ar fi acestea.
- Concurență
Grupul Up considera ca o concurență loială și sănătoasă este un vector de creștere. Astfel, promovează respectarea legilor și regulamentelor care încurajează o concurență echitabilă și interzic practicile care ar putea limita dezvoltarea comerțului.
În conformitate cu politica noastră de achiziţii responsabile, alegerile și deciziile noastre se bazează pe criterii obiective, cum ar fi nivelul de servicii, calitatea, respectarea standardelor sociale și de mediu, preţul. De asemenea, ne angajăm să colaboram numai cu partenerii, clienții și furnizorii care adoptă aceeași atitudine.
Salariații sunt sensibilizaţi în vederea respectării acestor reguli și se conduc după aceste principii în exercitarea activităților lor.
- Respingerea corupției
Grupul Up respinge corupția în toate formele sale, indiferent dacă aceasta este publică sau privată, directă sau indirectă. În acest sens UP Moldova a documentat și implementat Sistemul de Management Anti Mită pentru conformare deplină la cerințele standardului SR EN ISO 37001:2017, fiind identificate și controlate faptele de corupție prin procedurile PAM-01 Informarea/alertarea privind apariția/existența unor fapte sau acțiuni de mituire, PAM-02 Cercetarea si investigarea suspiciunilor/faptelor de mituire semnalate și PAM-03 Planificarea și operarea controalelor operaționale anti mita si anti fraudă.
Prin urmare Grupul Up interzice fiecărui angajat să efectueze, să perceapă sau să solicite vreun avantaj ilegal pentru a menține, furniza sau dobândi vreun beneficiu oarecare, comercial sau financiar, individual sau colectiv. În mod similar, este strict interzisă realizarea de plăți sau acordarea unor obiecte de valoare, cum ar fi cadouri, împrumuturi sau folosirea capacităților sau patrimoniului societății, în scopul de a influența o decizie de orice natură. Prin urmare, trebuie să fie compensate doar prestările de servicii reale şi permise de lege.
Prevenirea conflictelor de interese
- Legăturile cu concurenții, clienții, furnizorii și angajații
Un conflict de interese poate apărea, în special, în cazul în care un angajat este în măsură să influențeze o decizie care ar putea să-i confere un avantaj personal sau să favorizeze un apropiat al acestuia. Orice situație în care interesul personal sau cel al relațiilor unui angajat (legătură de rudenie, interes financiar, etc.) ar intra în conflict cu interesele Grupului trebuie să fie exclusă. În mod similar, toți angajații trebuie să evite orice interes în ceea ce priveşte un concurent, furnizor sau client respectând și aplicând prevederile procedurii implementate la nivelul UP Moldova PAM- 06 Identificarea și evitarea conflictelor de interese.
Este de datoria fiecărui angajat să ia decizii care servesc intereselor Grupului și nu intră în conflict cu acesta. Fiecare angajat trebuie să-si informeze superiorul ierarhic cu privire la orice situație care ar putea provoca un conflict de interese în aşa fel încât măsurile necesare pentru evitarea acesteia să poată fi luate în timp util.
- Politica de cadouri și invitaţii
Angajații Grupului Up nu acceptă cadouri, mese, invitaţii la activităţi de divertisment sau alte favoruri din partea clienților sau furnizorilor dacă acestea sunt de natură să pună în pericol capacitatea lor de a lua decizii profesionale obiective în interesul Grupului. În același mod, ei nu acordă nici un beneficiu sau avantaj clienţilor sau prospecţilor în speranța de a le influența decizia, cum ar fi atribuirea unei pieţe.
Grupul Up admite că unele cadouri și invitaţii comerciale primite sau acordate de către angajați, conforme legislaţiei în vigoare și practicilor comerciale locale, nu intră sub incidența acestei interdicții, în măsura în care acestea nu sunt motivate de căutarea unui avantaj ilegal. Pentru stabilirea acestui tip de situație, fiecare angajat analizează și se conformează legislației locale, precum și procedurilor și deciziilor din filiala în care lucrează, iar în cazuri speciale care ridică întrebări trebuie să se adreseze superiorului ierarhic și să obțină un acord cu privire la conduita pe care urmează să o adopte.
- Activitate publică
Grupul Up, purtându-şi cu mândrie istoria socială și valorile, dă dovadă de neutralitate politică, religioasă și filosofică. În plus, Grupul nu are nici o contribuție la partidele politice, politicieni și instituții conexe.
Ca un Grup angajat și militant, Grupul Up promovează implicarea cetățenilor şi a angajaților săi. Angajații în cauză trebuie să se abțină să angajeze, din punct de vedere moral sau financiar, Grupul în aceste activități.
Relațiile cu actorii publici
Grupul Up se poate angaja într-o dezbatere constructivă cu autoritățile publice cu privire la chestiuni care prezintă un interes legitim pentru Grup. Este chiar o datorie, aceea de a participa la dialogul care însoțește elaborarea regulamentelor aferente activităţii sale în țările în care operează. Aşa cum este menționat în Regulile Grupului, doar angajații autorizați în acest scop de către Direcția Generală se pot implica în aceste activități.
Grupul UP asigură integritatea și transparența schimburilor cu orice actor public, în scopul de a evita derivațiile, în special opacitatea, conflictele de interese, traficul de influență și corupția.
Respectarea individului
Grupul Up privilegiază dimensiunea socială a economiei prin plasarea oamenilor și a bunăstării acestora în centrul preocupărilor și acțiunilor sale. Astfel, angajații Grupului nostru reprezintă principalul nostru atu și de aceea trebuie să se bucure de o calitate optimă a vieții la locul de muncă.
- Sănătate și securitate
Grupul Up asigură un mediu de lucru sigur și sănătos în toate filialele sale din întreaga lume.
Fiecare dintre noi trebuie să contribuie la siguranța tuturor printr-un comportament responsabil şi în conformitate cu regulile și procedurile de securitate, igienă și sănătate aplicabile, precum și să raporteze orice situație periculoasă sau cu potențial de risc.
- Diversitatea și prevenirea acțiunilor discriminatorii și de hărțuire
Susţinut de politica de responsabilitate socială, Grupul Up nu tolerează nici o formă de discriminare sau hărțuire în cadrul acestuia.
Diversitatea salariaților este, într-adevăr, un atu pentru Grupul nostru, care valorizează bogăția diferențelor. Ne angajăm să oferim angajaților noștri şanse egale de recunoaștere și evoluție în carieră, indiferent de originile lor, vârstă, stare de sănătate, sex sau orientare sexuală, opinii politice sau convingeri, caracteristici genetice, apartenenţă naţională, rasă, culoare, etnie, religie, opţiune politică, origine socială, handicap, situaţie sau responsabilitate familială, apartenenţă ori activitate sindicală.
Mai mult decât atât, fiecare angajat are dreptul la respect și la demnitate umană. Acest principiu este fundamental în Grupul Up. Orice comportament sau acțiune care ar putea fi împotriva acestei legi şi, în special, orice formă de hărțuire morală sau sexuală sunt strict interzise.
- Respectarea vieții private
Grupul Up se angajează să respecte și să protejeze datele cu caracter personal ale tuturor părţilor implicate. De asemenea, nu solicităm și nu utilizăm decât informațiile necesare intereselor clienților, partenerilor și angajaților, precum și cele care vizează îmbunătățirea calităţii serviciilor și cele necesare relațiilor de muncă. Colectarea datelor este astfel realizată pentru a ajuta la gestionarea societăţii în strictă conformitate cu obligațiile legale în vigoare și, în special, cu legea referitoare la protecția vieții private și la protecția datelor cu caracter personal.
Respectarea mediului
Grupul Up propune produse și servicii care au un impact mic asupra mediului. Cu toate acestea, Grupul Up integrează o puternică dimensiune de mediu în strategia sa. Acesta se angajează şi în lupta împotriva încălzirii globale și așteaptă din partea filialelor și a partenerilor săi un angajament în ceea ce priveşte gestionarea energetică. Pentru conformitate privind respectarea cerințelor Grupului UP Moldova a documentat și implementat o Politică adecvată de mediu și Proceduri la nivelul Sistemului de Management al Mediului, care se conformează cerințelor standardului SR EN ISO 14001:2015.
Protejarea activelor Grupului
- Protejarea informaţiilor
Informațiile confidențiale sunt date sau documente non-publice de natură strategică financiară, tehnică sau comercială, a căror divulgare către terţi este de natură să aducă atingere intereselor Grupului. Toți angajații sunt obligați să protejeze Grupul împotriva divulgării accidentale a informațiilor confidențiale referitoare la Grup sau la părțile implicate respectând cu strictețe politicile și procedurile implementate la nivelul \Sistemului de Management al Securității Informațiilor.
- Protejarea bunurilor și a resurselor Grupului
Activele materiale și imateriale ale Grupului Up sunt valoroase și contribuie la realizarea performanței sale economice. Fiecăruia dintre noi ne revine sarcina de a le proteja asigurând utilizarea conformă scopului profesional. Fiecare angajat trebuie să se asigure că aceste active nu sunt utilizate în mod abuziv sau fără măsură și să fie protejate împotriva deteriorării, modificării, fraudei, pierderii sau furtului.
Practici financiare şi fiscale
- Veridicitatea informațiilor contabile și financiare
Grupul Up se angajează să realizeze conturi regulate și veridice oferind o imagine fidelă a situației financiare, a rezultatelor operațiunilor, a tranzacțiilor și a activelor și pasivelor Grupului. Stabilirea acestor documente este în conformitate cu principiile și procedurile contabile general acceptate și cu normele şi procedurile de control intern ale Grupului.
Directorii Grupului și toţi angajații îşi interzic orice acțiune care ar putea pune în pericol veridicitatea situațiilor financiare ale Grupului.
- Fiscalitate
Grupul Up acționează în strictă conformitate cu legile fiscale în plata tuturor taxelor și impozitelor locale și naționale. Acesta respinge fără ambiguitate practicile de evaziune fiscală și refuză să fie complice, în special, prin interzicerea efectuării tranzacțiilor prin mijloace fiscale intermediare.
- Lupta împotriva spălării banilor și finanțării terorismului
Spălarea banilor constă în facilitarea, prin orice mijloace, a disimulării sau justificării mincinoase a originii bunurilor sau veniturilor activităţilor ilegale, inclusiv a traficului de persoane, a evaziunii fiscale și a corupției pentru a le da un aspect legal.
Finanțarea terorismului constă în implicarea directă sau indirectă, a unei organizații sau a unei persoane in vederea comiterii unui act terorist.
Compania Up Moldova implementează mijloace specifice, inclusiv de guvernare, formare și de diligenţă menite să prevină şi să detecteze riscurile spălării banilor și finanțării terorismului, sens în care a documentat și implementat procedura PAM-04 Prevenirea si combaterea spălării banilor.
Dispozitiv de gestionare a activităților
Grupul Up a implementat un dispozitiv de control intern care include un ansamblu de mijloace, proceduri și acțiuni care contribuie la gestionarea activităților, eficiența operațiunilor și utilizarea eficientă a resurselor sale. Codul de conduită în afaceri este o parte integrantă a acestui dispozitiv.
Este responsabilitatea Directorului General de a se asigura că principiile care emană din acest Cod sunt aplicate de către toti angajații Grupului Up. Această responsabilitate este, în prezent, a Directorilor și Managerilor diferitelor companii ale Grupului.
Pentru a însoți angajații în însuşirea și punerea în aplicare a acestor principii în activitatea de zi cu zi, aceştia pot fi ajutaţi prin actiuni de sensibilizare și de formare.
Declinarea acestor principii în procedurile filialelor și respectarea acestora pot fi controlate de către auditorii interni ai Grupului. Ca în cazul oricărui audit, concluziile și recomandările sunt înaintate Consiliului de administrație al societății-mamă a Grupului Up.
